Todoistの完了タスクをGoogleスプレッドシートに記録する方法

どうも。葉です。

この記事に訪れたあなたは、きっと「Todoist」でタスク管理をされているのではないでしょうか?タスク管理は、仕事やビジネスを効率化するにに必須です。

そんな向上あふれるにあなたに、「Todoist」を更に便利に使う方法を紹介します。

具体的には、「Todoist」の完了タスクを

  • いつタスクを完了したのか?
  • どのようなタスク内容を行ったのか?

を「Googleスプレッドシート」でバッチリ記録する方法です。過去の自分の行動を振り行動を確認することで、無駄な行動を減らしたり、作業を効率化出来るので是非、上手にに活用してください。

1.スプレッドシートとIFTTTを使用して、Todoistの完了タスクを記録させる方法

では、早速ではありますが、「Todoist」の完了タスクを「スプレッドシート」に記録させる方法を解説していきます。

1-1.Todoistアカウント・Googleアカウント・IFTTTアカウントの作成

「Todoist」の完了タスクを記録するには、「Google Drive」と「IFTTT」というサービスを利用する必要があります。

まだアカウントを持っていない方は、はじめに以下よりアカウント作成を行ってください。

Todoistアカウント作成

Googleアカウント作成

IFTTTアカウント作成

IFTTTとは?

ちなみに、「IFTTT」とは、「if this then that」の頭文字をつなぎ合わせたもので、日本語に約すと、「『this』ならば『that』する」という意味になります。

このIFTTT内で、「『this=Todoistでタスクを完了』しなたらば『that=Googleスプレッドシートに追加する』」というアプリを作成することで、Todoistで完了したタスクをGoogleスプレッドシートに記録することができます。

1-2.Google DriveとIFTTTを連携

アカウントの作成が完了したら、次は、各サービスの連携を行っていきます。まずは、「Google Drive」と「IFTTT」の連携を行います。

「IFTTT」にログインしてください。

Sign in to your IFTTT account – IFTTT

IFTTTにログイン

次に、下図のように「Search」をクリックしてください。

するとSearch窓が表示されるので、そこに「Google Drive」と入力し、「Google Drive」のアイコンをクリックしてください。

Google DriveとIFTTTを連携1

「Connect」をクリックしてください。

Google DriveとIFTTTを連携2

「Todoist」の完了タスクを記録したいGoogleアカウントを選択してください。

Google DriveとIFTTTを連携3

「IFTTT」が「Google Drive」の情報にアクセスすることを許可します。

Google DriveとIFTTTを連携4

これで、「Google Drive」と「IFTTT」の連携が完了しました。

1-3.TodoistとIFTTTを連携

次に、「Todoist」と「IFTTT」の連携を行っていきます。

「Search」をクリックしてください。

するとSearch窓が表示されるので、そこに「Todoist」と入力し、「Todoistアイコン」をクリックしてください。

IFTTTとTodoistを連携1

「Connect」をクリックしてください。

IFTTTとTodoistを連携2

「Agree」をクリックしてください。

IFTTTとTodoistを連携3

これで、「Todoist」と「IFTTT」の連携は完了しました。

1-4.Todoistの完了タスクをGoogleスプレッドシートに記録するアプリを作成

では、ここからは、「Todoist」の完了タスクを「IFTTT」を使って「Googleスプレッドシート」に記録できるようにするアプリを作成していきます。

まず、「New Applet」をクリックしてください。

Todoistの完了タスクをGoogleスプレッドシートに記録するアプリを作成1

すると、次の画面が表示されます。

Todoistの完了タスクをGoogleスプレッドシートに記録するアプリを作成2

「if this then that(IFTTT)」は、「もし『this』ならば『that』します。」という意味です。この「this」と「that」をそれぞれ次のよう設定していきます。

  • this=Todoistのタスクを完了
  • that=Googleスプレッドシートに完了タスクを記録

すると、「もしTodoistのタスクを完了したら、Googleスプレッドシートに完了タスクを記録する」というアプリを作成することになります。

では、ここからは、「this」と「that」内の設定を行っていきます。

「this=Todoistのタスクを完了」に設定する

まずは、「this=Todoistのタスクを完了」に設定していきます。

「this」をクリックしてください。

「this=Todoistのタスクを完了」に設定する1

Search services窓に「Todoist」と入力し、表示された「Todoistアイコン」をクリックしてください。

「this=Todoistのタスクを完了」に設定する2

「New completed task」をクリックしてください。「New completed task」は、タスクを完了したことが「that」を行うことのトリガーであることを表しています。

「this=Todoistのタスクを完了」に設定する3

次に、Project to watchで「Any Project」を選択し、「Create trigger」をクリックしてください。

※Project to watchでは、「Todoistのプロジェクト」を選択できます。「Todoistのプロジェクト」とは、タスクの項目分けのことです。例えば、「仕事」「個人」「お出かけ」などの分類を作ることができます。

そして、Project to watchで、任意のプロジェクト(「仕事」「個人」「お出かけ」など)を選択することで、選択したプロジェクトに属するタスクのみを、「Googleスプレッドシート」に記録させるように出来るのです。

説明を読んでもよくわからない場合は、とりあえず「Any Project」を選択してください。後で、いくらでも変更できます。

「this=Todoistのタスクを完了」に設定する4

これで、「this=Todoistのタスクを完了」に設定することができました。

「that=Googleスプレッドシートに完了タスクを記録」に設定

次に、「that=Googleスプレッドシートに完了タスクを記録」に設定していきます。

「that」をクリックして下さい。

「that=Googleスプレッドシートに完了タスクを記録」に設定1

Search services窓に「Google Drive」と入力し、「Google Driveアイコン」をクリックしてください。

「that=Googleスプレッドシートに完了タスクを記録」に設定2

「Add row to spreadsheet」をクリックしてください。

「that=Googleスプレッドシートに完了タスクを記録」に設定3

次に、「Create action」をクリックしてください。

「that=Googleスプレッドシートに完了タスクを記録」に設定4

「Finish」をクリックしてください。

「that=Googleスプレッドシートに完了タスクを記録」に設定5

「Check now」をクリックして、「Applet Checked」と表示されたら問題なくアプリ作成ができています。

「that=Googleスプレッドシートに完了タスクを記録」に設定6

これで、

「that=Googleスプレッドシートに完了タスクを記録」

となり、すべての内容をまとめると

「もしTodoistのタスクを完了したら、Googleスプレッドシートに完了タスクを記録する」

となりました。これで、「Todoist」の完了タスクを「Googleスプレッドシート」に記録するアプリを作成できました。

2.Todoistのタスクを完了してスプレッドシートに記録されるか確認

次に、実際に「Todoist」のタスクを完了して、「Googleスプレッドシート」にしっかりと記録されているかを確認してみます。

試しに「Todoist」に「テスト」「テスト2」「テスト3」の3つのタスクを作成し、完了させてみました。

5分程度待った後にGoogleスプレッドシートにアクセスすると、次のように完了タスクが記録されました。

スプレッドシート

Todoistのタスクを完了してスプレッドシートに記録されるか確認2

このように、どのようなタスクをいつ完了したのかをわかりやすくまとめてくれます。

3.月や年別にタスクを管理する

ただ、「Googleスプレッドシート」に完了タスクを記録するタスク管理方法には、弱点があります。それは、完了したタスクが次々と下に記録されていくことです。

月や年別にタスクを管理する

これの何が問題なのか?と疑問に思ったかもしれませんね。どういうことかというおと、完了したタスクが、1000個、2000個と増えた時に、画面が縦に長くなりすぎて見にくくなってしまうです。

なので、タスクは月や年別で管理して、ある程度の下図で区切ったほうが、あとで確認しやすいのです。ということで、完了タスクを月や年別に管理する方法を紹介します。

「My Applets」をクリックした後に、先程作成したアプリをクリックしてください。

月や年別にタスクを管理する2

「アプリを編集するボタン」をクリックしてください。

月や年別にタスクを管理する3

「Spredsheet name」の項目を、今現在の月や年がわかる名前に変更し「Save」をクリックしてください。

※なお、「Spredsheet name」内に「全角文字」は、使わない方がいいです。完了タスクがスプレッドシートに記録されません。

月や年別にタスクを管理する4

この状態で、Todoistで作成したタスクを完了すると、上図の①(Spreadsheet name)で指定した名前のスプレッドシートが作成されます。「Spreadsheet name」を、月や年が変わるたびに変更することで、完了タスクを月や年別で管理できます。

実際に、下図のように、月ごとに完了タスクを記録したファイルを作成できます。(2017年1月の完了タスクと2017年2月の完了タスクを表示しています。)

月や年別にタスクを管理する5

4.まとめ

この記事では、Todoistの完了タスクをGoogleスプレッドシートに記録する方法を解説しました。

過去の自分がこなしてきたタスクを確認することで、無駄な作業を明確化したり、作業の効率化につながります。

かなり便利な使い方なので是非、試してみてください。

また、Todoistの完了タスクをGoogleスプレッドシートではなく、Evernoteに記録したい場合は、次の記事を参考にしてください。

超便利!Todoistの完了タスクをEvernoteに自動記録・表示する方法(無料)